Uzun süreli saklanacak ana dosya ile günlük kullanım için hazırlanacak kopya farklı gereksinimlere sahip olabilir. Dosya adları, eser kimlikleri ve metadata alanları tutarlı bir yapıda belirlenir. OCR sonucunun doğruluğu örneklerle değerlendirilir; otomatik üretilen metin hatasız kabul edilmez. Dosya bütünlüğü ve yedeklerden geri yükleme kontrolleri de üretim sonrası işleyişin parçasıdır.

Hangi koleksiyonun kurum içinde, hangisinin uzaktan ve hangi kullanıcı grubuna açılacağı ilgili yetkili birimlerle belirlenir. Bir eserin taranmış olması, internette serbestçe yayımlanabileceği anlamına gelmez. Gelecekte kaynak gösteren arama ve araştırma araçları düşünüldüğünde de doğru metadata, izin kaydı ve güvenilir metin kalitesi hazırlığın temelini oluşturur.

Her kütüphanenin mevcut koşulları farklıdır. Çalışmanın kapsamı, kurumun ihtiyacı ve proje ekibinin sorumlulukları doğrultusunda belirlenir.

Eser türleri ve fiziksel durum
Hak sahipliği ve erişim izinleri
Tarama, OCR ve metadata ihtiyaçları

Kararların sonraki iş paketlerinde kullanılabilir ve kontrol edilebilir olması önemlidir.

Sayısallaştırma kalite planı
Ana dosya, erişim kopyası ve metadata düzeni
Yetkilendirme, yedekleme ve bütünlük kontrolü yaklaşımı

Otomasyon yazılımı ve veri göçü, Devreye alma, eğitim ve süreklilik ile alınan kararlar karşılıklı değerlendirilir. Böylece bir aşamadaki değişikliğin diğer alanlara etkisi proje içinde izlenebilir.