Sınav dönemlerinin yoğunluğu, grup çalışması, uzun süreli araştırma ve farklı disiplinlerin koleksiyon ihtiyaçları birlikte değerlendirilir. Sessiz alanlar ile ortak çalışma mekânları arasındaki ilişki; kapasite, aydınlatma, ağ erişimi ve donanım yerleşimiyle birlikte planlanır. Yeni bir bina kadar mevcut kütüphanenin belirli kat veya hizmet alanlarının dönüşümü de ayrı bir kapsam oluşturabilir.

Öğrenci, akademisyen ve dış kullanıcıların kimlik ve yetki koşulları farklı olabilir. Otomasyon, self-servis istasyonları ve giriş düzeni bu farklılıklarla birlikte ele alınır. Kimlik entegrasyonu için mevcut sistemlerin sunduğu bağlantılar doğrulanır; RFID koleksiyon tanıma ile kişilerin giriş yetkilendirmesi birbirine karıştırılmaz.

Katalog kayıtlarının kalitesi, raf konumlarının doğruluğu ve dijital koleksiyonların tanımlanması araştırmacının kaynak bulmasını birlikte etkiler. Uzaktan erişim olanakları kurumun kimlik ve lisans koşullarıyla değerlendirilir. Yapay zekâ destekli araştırma araçları ise ayrı bir pilot alanıdır: veri erişimi, kaynak doğrulama ve akademik kullanım beklentileri sınanmadan mevcut ürün gibi sunulmaz.

Kütüphane ekibiyle bilgi işlem ve yapı işleri ekiplerinin mevcut verileri aynı kapsam çalışmasında buluşur. Akademik takvim, hizmet kesintisi toleransı ve öncelikli kullanıcı senaryoları değerlendirilerek uygulama sırası belirlenir.

Kullanım yoğunluğu ve çalışma alanı ihtiyaçları
Katalog, kimlik ve mevcut donanım envanteri
Veri geçişi ve hizmet sürekliliği koşulları
Pilot uygulama, kullanıcı denemesi ve kabul kapsamı