Yıllar içinde oluşan proje dosyaları, teknik çizimler, yazışmalar, fotoğraflar ve diğer kurum belgeleri, bir şirketin hafızasını oluşturur. Farklı birimlerde ve ortamlarda biriken bu arşivin envanterini çıkarmak, sınıflama düzenini kurmak ve fiziksel konumlarını kayıtlarla eşleştirmek çalışmanın başlangıcıdır. Dijitalleştirme öncelikleri ve erişim yetkileri kurumla birlikte belirlenir; belgeye ihtiyaç duyan ekiplerin aradığını bulabilmesi ve yeni belgelerin aynı düzende eklenebilmesi hedeflenir.

Nadir eser, süreli yayın, fotoğraf ve kurum belgesi farklı saklama ve tanımlama ihtiyaçlarına sahiptir. Fiziksel düzenleme, raf ve depolama kararları koleksiyonun özellikleriyle birlikte ele alınır. Koruma koşulları ilgili uzmanlarla değerlendirilirken, katalog ve konum verisinin materyalin fiziksel düzenini yansıtması sağlanır.

Dijital kopya; kaynak eser, üretim bilgisi, dosya sürümü ve erişim koşullarıyla ilişkilendirilir. Kurumun hangi alanları aramada kullanacağı, hangi materyalleri sınırlı erişimde tutacağı ve yeni kayıtları nasıl ekleyeceği başlangıçta belirlenir. Ana dosya ile erişim kopyası ayrılarak saklama ve kullanım ihtiyaçları birlikte yönetilir.

Önceliklendirme, örnek üretim, kalite kontrol ve teslim adımlarıyla koleksiyon aşamalı olarak hazırlanabilir. Dosya bütünlüğü, yedeklerden geri yükleme ve metadata kontrollerinin sorumluları tanımlanır. Personelin yeni materyal ekleyebilmesi ve kayıtları güncelleyebilmesi, teslim kapsamının önemli bir parçasıdır.

Koleksiyonun türü ve fiziksel durumu, mevcut tanımlama düzeni ve kullanıcıların erişim beklentileri ilk çalışmayı şekillendirir. Bir örnek materyal grubu üzerinde üretim ve kayıt akışı denenerek toplu uygulamanın koşulları belirlenebilir.

Materyal türleri, miktar ve fiziksel durum
Mevcut katalog ve konum bilgisi
Tarama, metin tanıma ve kalite kontrol ihtiyaçları
Erişim kararları, saklama ve teslim kapsamı